Kenali Lawan Bicara Anda


Memimpin Rapat

Pernahkah anda mengikuti rapat tak berujung yang telah Anda hadiri. Pernahkah Anda mengikuti rapat dengan agenda dan alokasi waktu masing-masing, tetapi masih saja pembicaraan rapat berlangsung tumpang tindih. Sebelum anda menyadarinya, atau mulai menyadarinya, rapat telah selesai dengan hanya sedikit atau bahkan tidak ada hasil yang dicapai.

Meskipun tatap muka antara anggota itu penting, tapi tanpa tujuan yang jelas, rapat hanya pemborosan waktu dan uang. Kerugian tersebut dapat bertambah apabila anggota tidak melaksanakan tugasnya dan tanggung jawabnya secara efektif. Kerugian tersebut bisa menumpuk jika rapat yang tidak produktif menjadi kebiasaan. Bagi para pemimpin rapat, tolong anda untuk mengurangi rapat yang tidak produktif. Saran ini memang kurang menyenangkan, tetapi sebagai pemimpin, anda tahu anda harus mendengarkannya.

Kehadiran

sangat penting bagi pemimpin rapat untuk memperhatikan kehadiran anggotanya. Rasanya sudah biasa di Indonesia, jika rapat berlangsung terlambat dari jadwal sebelumnya. Dengan memulai rapat tepat waktu, anda menghargai anggota yang datang tepat waktu. dan dengan demikian, anda memulai untuk mendapatkan kepercayaannya bahwa anda adalah seseorang yang tegas. sebaliknya, jika Anda terus menerus menunjukkan toleransi terhadap anggota yang terlambat. maka di lain waktu, seluruh anggota anda akan datang terlambat semua, atau bahkan enggan untuk menghadiri rapat anda. jika demikian, bagaimana Anda dapat melaksanakan kegiatan jika anggota Anda enggan?

Kita harus menyadari, menyelenggarakan rapat bukan hal yang mudah. Menjaga rapat tetap pada jalurnya, itu jauh lebih sulit. Untuk menjaga rapat tetap pada jalurnya dan efektif, rumusan agenda rapat itu mutlak. Kedua, perhitungkan lama waktu yang dibutuhkan untuk diskusi masing-masing masalah (anda bisa melewati tahap ini, jika sudah merasa terbiasa). Ketiga, tambahkan beberapa menit tambahan untuk diskusi yang tidak masuk dalam perkiraan.

Ketika rapat berlangsung, ataupun suatu pertemuan, dan atau seminar berlangsung. Penting untuk tidak menghidangkan makanan di tengah-tengah rapat. Pertama, karena setelah makan orang akan mengantuk. Kedua, mengedarkan makanan di tengah2 acara (meskipun itu penting) dapat mengganggu momentum pembicaraan (diskusi) yang mungkin sedang terjadi. Jika ingin menghidangkan makanan, beri di muka, atau di akhir acara. Selain untuk menghindari suara berisik orang membuka kemasan, juga untuk mengurangi orang meninggalkan sampah di ruang rapat (pada beberapa orang, ini sangat mengganggu).

Tanggung jawab Anda-lah untuk menjadikan rapat tersebut pengalaman yang profuktif bagis emua orang yang terlibat. Hal itu mungkin memaksa Anda bersikap lugas dengan komentar seperti ini, “kita sudah melenceng dari topik, dan kita perlu kembali ke agenda agar dapat mencapai tujuan. Kita perlu beralih dari diskusi ini, tapi kita selalu bisa menambahkan pada agenda rapat mendatang.”

Mengatasi tukang interupsi selama presentasi:

Masalah paling umum saat melakukan presentasi adalah sederet pertanyaan dari pendengar. Cara terbaik mengatasinya adalah dengan menginformasikan kepada semua orang sebelumnya bahwa tanya-jawab akan dilakukan di akhir presentasi. Tindakan itu membauat Anda dapat memastikan pendengar mengikuti aliran informasi sekaligus mencagah Anda membuang-buang waktu bagi pertanyaan yang mungkin akan terjawab belakangan dalam materi yang telah dipersiapkan.

Jika seseorang mengajukan pertanyaan atau mengangkat tangan sebelum presentasi selesai, dengan sopan ingatkan demi kebaikan semua orang sebaiknya ia menunggu hingga Anda selesai berbicara untuk bertanya. (dari sini anda dapat mengenali apakah seseorang itu berniat untuk mengacaukan presentasi anda, mendapatkan perhatian Anda, atau sedang menguji Anda. Pada beberapa orang tertentu—anda pasti sudah bisa menyadarinya, mereka melakukan hal tersebut untuk mengetes sensitivitas dan emosi Anda. Jika ini terjadi, hal itu akan menjadi sangat menarik).

Tentu saja, bahkan seandainya Anda melakukan tanya jawab di akhir prsentasi, seseorang bisa saja terus menerus mengajukan pertanyaan yang tidak relevan. Jika hal itu terjadi, dengan sopan mintalah si penyanya menjelaskan bagaimana pertanyaannya berkaitan dengan topik. Jika pertanyaan itu tetap tidak relevan, jawab dengan satu kalimat. Jika si penanya tidak mau berhentai mengajukan pertanyaan yang tidak berhubungan dengan topi, tawarkan untuk melakukan pertemuan singkat dengan orang itu setelah presentasi dan melanjutkannya demi kebaikan semua orang yang hadir. Jika Anda membiarkan seseorang mengendalikan Anda dengan cara itu, Anda tidak hanya merugikan pendegar yang lain, tapi juga terlihat lemah.

Kadang, dua orang di antara pendengar berkeras melakukan pembicaraa di sepanjang presentasi Anda. Cara terbaik menghadapi gangguan semacam itu adlaah dengan melanjutkan presentasi sambil berjalan ke area tempat mereka duduk dan melihat ke arah mereeka saat Anda berbicara. Anda tidak perlu menatap mereka, tapi pada akhirnya seluruh pendengar akan melihat ke arah mereka dan pembicaraan itupun akan berhenti. Anda dapat melakukannya secara halus tapi jelas.

Dikutip dari

Debra Fine (2008), Seni Memenangkan Hati Klien, Melakukan Pembicaraan Serius, dan melakukan Presentasi, Gramedia Pustaka utama, Jakarta, h. 34-45

Dengan beberapa penyesuaian yang diperlukan

Note: tulisan ini dibuat semata2 hanya untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman, tanpa maksud untuk pamer. Tulisan ini dibuat untuk teman2 saya, dan siapapun yang membuat tulisan ini bermanfaat bagi masing2 individu. Demikian, terimakasih.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s